Prozesse direkt in QTRIX steuern: Mit unserem neuen QTRIX Release durchläuft jedes iTEM einen klar definierten Workflow – mit passenden Rechten, eindeutigen Zuständigkeiten und lückenloser Nachvollziehbarkeit. Mit QTRIX Workflow Advanced kommen Termine, Rollen, Aufgaben und Einsparungen hinzu, damit Maßnahmen termingerecht umgesetzt und ihr Erfolg verfolgt werden kann.
Mit dem Workflow steuern Sie Ihre Prozesse direkt in QTRIX. Ein Workflow beschreibt, welche Schritte ein iTEM durchläuft – zum Beispiel eine VA/VE-Idee von „Entwurf“ über „Bewertung“ und „Umsetzung“ bis „Abgeschlossen“. Er legt auch fest, wer in welchem Schritt was darf und wer den nächsten Schritt freigibt. Für Anwender bedeutet das: Am iTEM ist jederzeit erkennbar, wo ein Vorgang steht, was als Nächstes zu tun ist und wer zuständig ist.
Den Workflow gibt es in zwei Lizenzstufen. QTRIX Workflow steuert den Ablauf und die Zuständigkeiten. QTRIX Workflow Advanced ergänzt Termine, Rollen, Aufgaben und Einsparungen – also alles, was man braucht, um Maßnahmen termingerecht umzusetzen und ihren Erfolg zu verfolgen.
QTRIX Workflow: Abläufe und Zuständigkeiten
Klarer Ablauf am iTEM. Am iTEM sehen Sie den aktuellen Schritt, den Fortschritt („Schritt 3 von 5“) und eine Schrittleiste mit allen Stationen des Prozesses. Fahren Sie mit der Maus über einen Schritt, erklärt ein Tooltip, was dort zu tun ist.
Nur die Aktionen, die Sie ausführen dürfen. Je nach Schritt und Berechtigung erscheinen Buttons wie „Freigeben“, „Zurückweisen“ oder „Prozess aussetzen“. Wo nötig, fragt QTRIX einen Grund oder Kommentar ab.
Rechte, die zum Prozessschritt passen. Was Sie an einem iTEM sehen und bearbeiten dürfen, kann sich von Schritt zu Schritt ändern. So ist ein Entwurf zunächst nur für seinen Ersteller sichtbar und danach für die Prüfer bearbeitbar. Rechte können auch an Personen geknüpft werden, die im iTEM eingetragen sind, z. B. im Feld „Verantwortlicher“. Wechselt die Zuständigkeit, genügt es, das Feld zu ändern.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit. Jeder Schrittwechsel wird mit Benutzer, Zeitpunkt, Grund und Kommentar protokolliert.
Auswertbar wie jedes andere Feld. Im iTEM-Pool, in Dashboards und Excel-Exporten filtern und sortieren Sie nach Schritt oder Grund, etwa: „Welche Ideen sind gerade in der Bewertung?“ Über Automationen werden Beteiligte bei einem Statuswechsel benachrichtigt.
QTRIX Workflow Advanced: Termine, Rollen, Aufgaben und Einsparungen
Workflow Advanced umfasst alle Funktionen von QTRIX Workflow und ergänzt vier Funktionen, die der Administrator je Workflow einzeln einschaltet:
Termine und Fristen. Für jeden Schritt wird eine geplante Dauer hinterlegt. Beim Start des Prozesses erstellt QTRIX daraus einen Terminplan, und am iTEM sehen Sie für jeden Schritt Plan- und Ist-Termine. Jede Nacht prüft QTRIX die Fristen. Schritte kurz vor Fristende werden als Vorwarnung markiert, überschrittene als überfällig. Das ist am iTEM, im iTEM-Pool und in Exporten sichtbar. Auf Wunsch werden die Beteiligten automatisch benachrichtigt.
Rollen. Im Workflow-Tab zeigt eine Rollenliste, wer an diesem iTEM beteiligt ist, z. B. Projektleiter, Koordinator und Controller. Berechtigte Benutzer können die Rollen direkt dort neu besetzen.
Aufgaben je Schritt. Aufgaben werden dem aktuellen Schritt zugeordnet, und ein Zähler zeigt, wie viele erledigt sind. Offene Aufgaben wandern beim Schrittwechsel automatisch mit, damit nichts verloren geht.
Einsparungen. Einsparungen werden direkt am iTEM im Tab „Einsparungen“ gepflegt. So stehen Prozessfortschritt und finanzieller Effekt einer Maßnahme an einem Ort. Je Schritt lässt sich festlegen, wann Einsparungen bearbeitet werden dürfen – etwa nur während der Umsetzung, danach sind sie fixiert. Voraussetzung ist das Savings-Modul.
Hinweis für Nutzer des Tracking-Prozesses
Wer bisher mit dem Tracking-Prozess arbeitet, kann seine Prozesse vollständig in Workflows übernehmen. Das schließt Plandaten, Ist-Zeiten und den Verlauf laufender Prozesse ein. Bis zur Umstellung bleibt das Tracking unverändert nutzbar.
Verfügbar ab QTRIX v26.3. Sprechen Sie uns an, wenn Sie den Workflow einführen oder auf Workflow Advanced erweitern möchten.
