Mit dem Workflow-System erweitert QTRIX den iTEM Pool um eine strukturierte Möglichkeit, Prozesse für iTEMs abzubilden und zu steuern. Genehmigungsabläufe, Review-Prozesse oder Freigaben können damit direkt innerhalb der Plattform verwaltet werden.
Strukturierte Prozessabläufe
Ein Workflow besteht aus einzelnen Schritten, die den aktuellen Status eines iTEMs repräsentieren. Beispiele hierfür sind „Entwurf“, „In Prüfung“, „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“.
Neue iTEMs werden automatisch einem definierten Startschritt zugeordnet und durchlaufen anschließend die festgelegten Prozessschritte. Dadurch entsteht eine klare und nachvollziehbare Struktur für die Bearbeitung und Freigabe von Informationen.
Definierte Übergänge und Zuständigkeiten
Zwischen den einzelnen Schritten können beliebige Übergänge definiert werden. Dabei wird festgelegt, welche Aktionen verfügbar sind und welche Benutzer oder Benutzergruppen diese ausführen dürfen.
So lassen sich Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnen und Prozesse standardisieren, ohne dass zusätzliche Abstimmungen außerhalb des Systems erforderlich sind.
Berechtigungen direkt im Prozess steuern
Ein wesentlicher Bestandteil des Workflow-Systems ist die Integration von Berechtigungen in den jeweiligen Prozessschritt.
Je nach Status eines iTEMs kann definiert werden, wer Inhalte lesen, bearbeiten oder löschen darf. Zusätzlich lassen sich einzelne Formulare gezielt freigeben oder einschränken. Dadurch erhalten Benutzer immer genau die Rechte, die für ihre aktuelle Aufgabe erforderlich sind.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Alle Statuswechsel innerhalb eines Workflows werden automatisch dokumentiert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann ein iTEM einen bestimmten Schritt erreicht hat, welche Aktion ausgeführt wurde und welcher Benutzer dafür verantwortlich war.
Dies schafft Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung von Entscheidungen und Freigaben.
Typische Anwendungsszenarien
Workflows unterstützen unterschiedliche Prozesse innerhalb der Organisation:
- Genehmigungsprozesse für Produkte und Projekte
- Freigabe- und Review-Prozesse
- Strukturierte Bearbeitung von Anfragen
- Klare Verantwortlichkeiten innerhalb von Teams
- Nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen
Mehrsprachige Nutzung
Die Workflow-Funktion steht vollständig mehrsprachig zur Verfügung. Namen, Beschreibungen und Aktionsbezeichnungen können in den jeweiligen Systemsprachen hinterlegt werden.
Fazit
Mit dem Workflow-System erhält der iTEM Pool eine zusätzliche Prozess- und Steuerungsebene. Abläufe werden standardisiert, Verantwortlichkeiten klar definiert und Prozessschritte transparent dokumentiert – direkt innerhalb der QTRIX Plattform.
